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CAPÍTULO I Disposiciones Generales

1. ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIONES. Las presentes definiciones se relacionan con el significado que se les debe dar a los términos dentro del presente documento.
2. Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales
3. Base de Datos: Es el conjunto de datos personales que son objeto de Tratamiento sin importar la modalidad del mismo.
4. Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
5. Dato Personal: Es cualquier información relacionada o relacionable a una persona natural.
6. Dato Público: Es aquel que la ley denomina como tal, o el que reposa en registros, certificados, docentos o Bases de Datos con carácter público.
7. Dato Sensible: Es el dato personal relacionado con la intimidad del Titular o que puede dar lugar a discriminaciones o tratos diferenciados. También forman parte de esta categoría los datos biométricos.x|para realizar encuestas de satisfacción y para extender ofertas de comercialización.
8. Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
9. Autorizado: Es la persona y sus dependientes que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
10. Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue INTRANSCAR SAS a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
11. Responsable de Tratamiento: Es la persona, autorizada por el Titular, que administra y toma decisiones respecto de la Base de Datos.
12. Titular: Es la persona natural a quien se refieren los datos que reposan en la Base de Datos, y el objeto de protección de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
13. Transferencia: Es la comunicación de los datos personales entre el Encargado y el Responsable del tratamiento.
14. Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento de datos personales.
15. Tratamiento de Datos Personales: Es toda acción encaminada al procesamiento de Bases de Datos, así como también su transferencia a terceros.

ARTÍCULO SEGUNDO: OBJETO. La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto desarrollar el procedimiento para recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad sobre datos personales, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

ARTÍCULO TERCERO: SUJECIÓN A DISPOSICIONES LEGALES. INTRANSCAR sas manifiesta que las directrices para el tratamiento de datos personales serán las dispuestas por las normas vigentes en la materia.

ARTÍCULO CUARTO: FINALIDADES DE LOS DATOS RECAUDADOS. INTRANSCAR SAS, podrá hacer uso de los datos personales para:

Personal

1. Realizar el reclutamiento, selección, contratación de personal.
2. Realizar la verificación y validez de los documentos soportes enviados en el proceso de vinculación a la empresa como empleado para fines como: investigación de antecedentes en paginas públicas, análisis de información financiera, verificación de referencias comerciales y laborales, entre otros y archivarlos en las carpetas o archivos donde se relaciona la historia laboral del trabajador.
3. Gestionar los datos personales del trabajador y los de sus familiares con el de adelantar lo relativo a las afiliaciones con entidades prestadoras de salud (EOS), administradoras de riesgos laborales (ARL) y capas de compensación familiar y cualquiera otra que sea necesaria para cumplir con las obligaciones como empleador.
4. Controlar el acceso a las instalaciones de la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo Las zonas de video-vigiladas;
5. Asignar controles físicos y lógicos a las instalaciones y activos informaticos y de información de propiedad de la empresa
6. Emitir o expedir certificados, constancias y otros documentos solicitados a la empresa com causa de la relación laboral.
7. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares
8. Transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
9. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencia.
10. Cualquier otra actividad relacionada con las descritas anteriormente.

Clientes- Proveedores

1. Realizar la verificación y validez de los documentos soportes enviados
2. en el proceso de vinculación a la empresa como cliente o proveedor, para fines como: investigación de antecedentes en paginas públicas, análisis de información financiera, verificación de referencias comerciales y laborales, entre otros.
3. Para cumplir las obligaciones contraídas por INTRANSCAR con sus clientes al momento de adquirir nuestros servicios tales como: Recibir pedido, planillar, reportar siniestros, reportar trazabilidad de mercancía, realizar actividades contables, tributarias y financieras;
4. Para cumplir las obligaciones contraídas por INTRANSCAR con sus proveedores de transporte al momento de adquirir sus servicios tales como: trazabilidad de mercancía, realizar actividades contables,tributarias y financieras dependiendo de la figura establecida; y en general
5. Controlar el acceso a las instalaciones de la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo Las zonas de video-vigiladas;
6. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares
7. Transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales
8. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencia.

ARTÍCULO QUINTO: PRINCIPIOS. Los principios que se indican en el presente artículo son los lineamientos que serán respetados por INTRANSCAR SAS en los procesos de recolección, almacenamiento, uso, administración de los datos personales:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos personales: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada por ley, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad: El Tratamiento obedece a las finalidades establecidas en el artículo cuarto del presente documento.

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales y las Bases de Datos sólo podrá hacerse por INTRANSCAR SAS o quien esta delegue según la autorización brindada por el Titular. Los datos personales no podrán estar disponibles en medios de acceso público y difusión masiva. En caso de almacenarse en la nube, softwares o mecanismos similares, estos tendrán acceso restringido y no serán de carácter público.

• Principio de seguridad: INTRANSCAR SAS brindará condiciones mínimas de seguridad para proteger la información contenida en sus Bases de Datos, para el efecto se implementarán medidas básicas de archivo respecto de los documentos físicos y sistemas de seguridad digital como anti-virus y/o almacenamientos en la nube para los archivos digitales.

CAPÍTULO II Derechos y Deberes

ARTÍCULO SÉPTIMO: ENCARGADO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de datos personales.

CAPÍTULO III Procedimientos