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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• Razón social: INDUSTRIA TRANSPORTADORA CARDONA S.A.S
• Nit: 900.743.745 -1
• Domicilio: Cra. 16 No. 76-152 La Romelia, Dosquebradas
• Teléfono: (6)3283806
• Correo electrónico: Dosquebradas@intranscar.com - coordinadoraadm@intranscar.com.co

CAPÍTULO I Disposiciones Generales

ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIONES. Las presentes definiciones se relacionan con el significado que se les debe dar a los términos dentro del presente documento.
Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales
Base de Datos: Es el conjunto de datos personales que son objeto de Tratamiento sin importar la modalidad del mismo.
Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
Dato Personal: Es cualquier información relacionada o relacionable a una persona natural.
Dato Público: Es aquel que la ley denomina como tal, o el que reposa en registros, certificados, docentos o Bases de Datos con carácter público.
Dato Sensible: Es el dato personal relacionado con la intimidad del Titular o que puede dar lugar a discriminaciones o tratos diferenciados. También forman parte de esta categoría los datos biométricos.x|para realizar encuestas de satisfacción y para extender ofertas de comercialización.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Autorizado: Es la persona y sus dependientes que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue INTRANSCAR SAS a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
Responsable de Tratamiento: Es la persona, autorizada por el Titular, que administra y toma decisiones respecto de la Base de Datos.
Titular: Es la persona natural a quien se refieren los datos que reposan en la Base de Datos, y el objeto de protección de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
Transferencia: Es la comunicación de los datos personales entre el Encargado y el Responsable del tratamiento.
Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento de datos personales.
Tratamiento de Datos Personales: Es toda acción encaminada al procesamiento de Bases de Datos, así como también su transferencia a terceros.

ARTÍCULO SEGUNDO: OBJETO. La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto desarrollar el procedimiento para recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad sobre datos personales, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

ARTÍCULO TERCERO: SUJECIÓN A DISPOSICIONES LEGALES. INTRANSCAR sas manifiesta que las directrices para el tratamiento de datos personales serán las dispuestas por las normas vigentes en la materia.

ARTÍCULO CUARTO: FINALIDADES DE LOS DATOS RECAUDADOS. INTRANSCAR SAS, podrá hacer uso de los datos personales para:

Personal

Realizar el reclutamiento, selección, contratación de personal.
Realizar la verificación y validez de los documentos soportes enviados en el proceso de vinculación a la empresa como empleado para fines como: investigación de antecedentes en paginas públicas, análisis de información financiera, verificación de referencias comerciales y laborales, entre otros y archivarlos en las carpetas o archivos donde se relaciona la historia laboral del trabajador.
Gestionar los datos personales del trabajador y los de sus familiares con el de adelantar lo relativo a las afiliaciones con entidades prestadoras de salud (EOS), administradoras de riesgos laborales (ARL) y capas de compensación familiar y cualquiera otra que sea necesaria para cumplir con las obligaciones como empleador.
Controlar el acceso a las instalaciones de la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo Las zonas de video-vigiladas;
Asignar controles físicos y lógicos a las instalaciones y activos informaticos y de información de propiedad de la empresa
Emitir o expedir certificados, constancias y otros documentos solicitados a la empresa com causa de la relación laboral.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares
Transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencia.
Cualquier otra actividad relacionada con las descritas anteriormente.

Clientes- Proveedores

Realizar la verificación y validez de los documentos soportes enviados
en el proceso de vinculación a la empresa como cliente o proveedor, para fines como: investigación de antecedentes en paginas públicas, análisis de información financiera, verificación de referencias comerciales y laborales, entre otros.
Para cumplir las obligaciones contraídas por INTRANSCAR con sus clientes al momento de adquirir nuestros servicios tales como: Recibir pedido, planillar, reportar siniestros, reportar trazabilidad de mercancía, realizar actividades contables, tributarias y financieras;
Para cumplir las obligaciones contraídas por INTRANSCAR con sus proveedores de transporte al momento de adquirir sus servicios tales como: trazabilidad de mercancía, realizar actividades contables,tributarias y financieras dependiendo de la figura establecida; y en general
Controlar el acceso a las instalaciones de la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo Las zonas de video-vigiladas;
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares
Transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencia.

ARTÍCULO QUINTO: PRINCIPIOS. Los principios que se indican en el presente artículo son los lineamientos que serán respetados por INTRANSCAR SAS en los procesos de recolección, almacenamiento, uso, administración de los datos personales:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos personales: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada por ley, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad: El Tratamiento obedece a las finalidades establecidas en el artículo cuarto del presente documento.

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales y las Bases de Datos sólo podrá hacerse por INTRANSCAR SAS o quien esta delegue según la autorización brindada por el Titular. Los datos personales no podrán estar disponibles en medios de acceso público y difusión masiva. En caso de almacenarse en la nube, softwares o mecanismos similares, estos tendrán acceso restringido y no serán de carácter público.

• Principio de seguridad: INTRANSCAR SAS brindará condiciones mínimas de seguridad para proteger la información contenida en sus Bases de Datos, para el efecto se implementarán medidas básicas de archivo respecto de los documentos físicos y sistemas de seguridad digital como anti-virus y/o almacenamientos en la nube para los archivos digitales.

• Principio de confidencialidad: Por regla general y salvo lo dispuesto en la Ley, en el respectivo contrato, o en la presente Política (con la autorización del Titular en los últimos dos casos) la información y los datos personales serán de tratamiento confidencial.

CAPÍTULO II Derechos y Deberes

ARTÍCULO SEXTO: DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

PERSONALES. De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos: 1) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a INTRANCAR SAS o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 2) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a INTRANSCAR SAS, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;b) Datos de naturaleza pública;c) Casos de urgencia médica o sanitaria;d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 3) Presentar solicitudes ante INTRANSCAR SAS o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, y a que éstas le entreguen tal información; 4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley; 5) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de INTRANSCAR SAS, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento INTRANSCAR SAS o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en la base de datos del Responsable; 6) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013; 7) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información; 8) Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones; 9) Acceder de manera fácil y sencilla a los datos personales que se encuentran bajo el control de INTRANSCAR SAS para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares; 10) Conocer a la dependencia o persona facultada por INTRANSCAR SAS frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus datos personales; 11) Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

ARTÍCULO SÉPTIMO: ENCARGADO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de datos personales.

Intranscar sas será directamente quien fungirá como responsable del tratamiento de datos personales; el área encargada será administrativa. En general intranscar sas se compromete a: 1) recibir las solicitudes de los titulares de datos personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la ley o este documento, como por ejemplo: solicitudes de actualización de datos personales; solicitudes de conocer los datos personales; solicitudes de supresión de datos personales cuando el titular presente copia de la decisión de la superintendencia de industria y comercio de acuerdo con lo establecido en la ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus datos personales datos personales, solicitudes de actualización de los datos personales, solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la ley; 2) dar respuesta a los titulares de los datos personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la ley. Los datos de contacto con intranscar sas son los indicados en el encabezado.

CAPÍTULO III Procedimientos

ARTÍCULO OCTAVO: MECANISMOS DE PROTECCIÓN DEL TITULAR.

Titular podrá reclamar sus derechos, surtiendo para el efecto los siguientes procedimientos:

8.1. Consultas: INTRANSCAR SAS dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los datos personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de INTRANSCAR SAS.

Cualquiera que sea el medio, INTRANSCAR SAS guardará prueba de la consulta y su respuesta. 1) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, INTRANSCAR SAS recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de INTRANSCAR SAS y se la hará conocer al solicitante. 2) El Responsable de atender la consulta, dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por INTRANSCAR SAS. 3) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud. 4) La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la INTRANSCAR SAS.

Reclamos: INTRANSCAR SAS dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (1) Datos personales Tratados por INTRANSCAR SAS, que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (2) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de INTRANSCAR SAS. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así:

Deberá dirigirse a INTRANSCAR SAS por vía electrónica a coordinadoraadm@intranscar.com.co; o físicamente la dirección Cra 16 # 76-152 Barrio La Romelia- Dosquebradas.

Deberá contener el nombre y documento de identificación de Titular.

Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objtivo de este. (Actualización, correción o supresión, o cumplimiento de deberes).

Deberá indicar la dirección y datos del contacto e identificación del reclamante.

8.1.1 INTRANSCAR SAS antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

8.1.2 Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, INTRANSCAR SAS requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

8.1.3 Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de INTRANSCAR SAS donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

8.1.4 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

VIGENCIA. Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.

Esta política entrara en vigencia 30 Enero 2018.

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Política de SST-BASC-SIPLAFT

INDUSTRIA TRANSPORTADORA CARDONA S.A.S- INTRANSCAR SAS liderada por sus socios, empresa dedicada al transporte terrestre de carga, se compromete desde todos los niveles de la organización, a mantener la integridad de sus procesos, promover la seguridad en el uso de las tecnologías de la información, adoptar estándares para prevenir y controlar el lavado de activos, la ejecución de actividades ilícitas, la financiación del terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno. Además, pensando en la seguridad y salud de los trabajadores, visitantes y contratistas, se compromete también a trabajar por un ambiente de trabajo seguro, identificando, controlando y evaluando los peligros y riesgos laborales en la organización, todos estos postulados aplicando la normatividad legal vigente y buscando siempre la mejora continua en los procesos.

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POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL

INDUSTRIA TRANSPORTADORA CARDONA SAS, empresa dedicada al transporte terrestre de carga, se compromete desde todos los niveles de su organización a planear y ejecutar acciones que propendan por la Inteligencia Vial de cada uno de los trabajadores de la empresa, aplicando la mejora continua y la normatividad legal vigente. Para cumplir con lo anterior la alta dirección se compromete a:

• Establecer actividades de promoción y prevención de accidentes en vía pública e instalaciones, respeto por las señales de tránsito vehicular, que permitan la adopción de conductas proactivas frente al manejo defensivo.

• Cumplir con la reglamentación establecida en el Código Nacional de Tránsito Terrestre según la ley 769 de 2002, que se enmarca en principios de seguridad, calidad, la preservación de un ambiente sano, la protección del espacio público y demás normatividad legal vigente aplicable a la compañía.

• Destinar los recursos financieros, técnicos y humanos necesarios para el buen desarrollo y mejora continua del plan estratégico de seguridad vial.

• Promover el uso de cinturon de seguridad para la conducción de vehículos, mediante sensibilizaciones.

• Cumplir con los límites de velocidad, en las vías urbanas las velocidades máximas y mínimas para vehículos de servicio público o particular determinadas y debidamente señalizadas por la autoridad de Tránsito competente en el distrito o municipio respectivo. Que en ningún caso podrá sobrepasar los 80 kilómetros por hora. El límite de velocidad para los vehículos de servicio público, de carga, será de sesenta (60) kilómetros por hora. La velocidad en zonas escolares y en zonas residenciales será hasta de treinta (30) kilómetros por hora, en las instalaciones internas la velocidad para todos son 10km/h y demás normatividad en velocidad en clientes y ciudades.

• Promover y regular el adecuado descanso de los conductores, por medio de pausas activas cada 4 horas de conducción, capacitando sobre hábitos de sueño, descanso, nutrición y ejercicio, fijando como tiempo máximo de conducción 60 horas por semana.

• Evaluar en caso de accidente o incidente de trabajo la probabilidad de causalidad por la fatiga.

• Evitar el uso de equipos de comunicación que puedan entretener u ocasionar un accidente mientras se conduce un vehículo y este se encuentre en movimiento; En caso del reporte de la empresa o cliente utilizar manos libres o detenerse en un lugar seguro.

• Cumplir con el uso adecuado de los elementos de protección personal definidos por la empresa para labor de acuerdo al riesgo.

• Informar a la empresa oportunamente sobre el estado o condición de las vías de tránsito, del vehículo, de su salud y demás información pertinente de seguridad vial como actor en la vÍa.

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POLÍTICA AMBIENTAL

INDUSTRIA TRANSPORTADORA CARDONA S.A.S empresa dedicada al trasporte de carga por carretera, consciente de su rol y responsabilidad social, se compromete a proteger el medio ambiente y a prevenir la contaminación en todas sus actividades, cumpliendo con la legislación ambiental vigente, a través de prácticas ambientales responsables y garantizando la mejora continua en sus procesos.

Misión

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Política de SST-BASC-SIPLAFT

POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL

POLÍTICA AMBIENTAL